Chuyển giao thẩm quyền chứng thực từ UBND cấp xã sang tổ chức hành nghề công chứng: những khó khăn, vướng mắc và kiến nghị hoàn thiện

Thực hiện quy định của Luật Công chứng năm 2024, Nghị định số 104/2025/NĐ-CP ngày 15/5/2025 của Chính phủ và Nghị định số 280/2025/NĐ-CP ngày 27/10/2025 của Chính phủ, UBND tỉnh Quảng Ngãi đã ban hành Quyết định số 54/2025/QĐ-UBND ngày 29/12/2025 về chuyển giao thẩm quyền chứng thực từ UBND cấp xã sang tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn tỉnh. Theo đó, tỉnh thực hiện chuyển giao toàn bộ thẩm quyền chứng thực đối với các loại việc theo quy định trên một số địa bàn có 02 tổ chức hành nghề công chứng; đồng thời chuyển giao thẩm quyền chứng thực chữ ký, chứng thực chữ ký người dịch và chứng thực giao dịch tại một số địa bàn có 01 tổ chức hành nghề công chứng. Sau hơn 07 tháng thực hiện, việc chuyển giao đã góp phần giảm áp lực công việc cho UBND cấp xã, tạo điều kiện để công chức tư pháp tập trung thực hiện các nhiệm vụ chuyên môn khác như hộ tịch, hòa giải, phổ biến, giáo dục pháp luật; qua đó góp phần nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước ở cơ sở.

Tuy nhiên, thực tiễn triển khai cũng phát sinh những khó khăn, vướng mắc, tác động trực tiếp đến cá nhân, tổ chức, nhất là hộ nghèo, hộ cận nghèo, người có hoàn cảnh khó khăn và gia đình chính sách, cụ thể:

Thứ nhất, chênh lệch về chi phí giữa chứng thực giao dịch tại UBND cấp xã và công chứng giao dịch tại tổ chức hành nghề công chứng.

Theo Thông tư số 226/2016/TT-BTC ngày 11/11/2016 của Bộ trưởng Bộ Tài chính, phí chứng thực hợp đồng, giao dịch tại UBND cấp xã là 50.000 đồng/hợp đồng, giao dịch; đối với sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ hợp đồng, giao dịch là 30.000 đồng/hợp đồng, giao dịch và sửa lỗi sai sót trong hợp đồng, giao dịch đã được chứng thực là 25.000 đồng. Trong khi đó, phí công chứng giao dịch tại tổ chức hành nghề công chứng được xác định theo giá trị tài sản hoặc giá trị hợp đồng, giao dịch; ngoài phí công chứng, cá nhân, tổ chức còn có thể phải trả giá dịch vụ theo yêu cầu đối với việc soạn thảo, đánh máy, sao chụp, dịch giấy tờ, văn bản liên quan đến giao dịch.

Như vậy, chi phí khi thực hiện công chứng giao dịch tại tổ chức hành nghề công chứng có thể cao hơn đáng kể so với chi phí chứng thực tại UBND cấp xã. Vấn đề này có tác động rõ hơn tại Quảng Ngãi, nơi tỷ lệ hộ nghèo còn cao, số lượng người dân là đồng bào dân tộc thiểu số nhiều và đời sống của một bộ phận người dân còn khó khăn. Việc chuyển giao vì vậy, bên cạnh những kết quả tích cực về quản lý nhà nước, đang làm phát sinh gánh nặng tài chính đối với một bộ phận người dân. Thực tế này đã dẫn đến nhiều ý kiến đề nghị không thực hiện chuyển giao thẩm quyền chứng thực từ Chủ tịch UBND cấp xã sang tổ chức hành nghề công chứng để cá nhân, tổ chức tiếp tục được lựa chọn công chứng hoặc chứng thực tại UBND cấp xã như trước đây.

Thứ hai, chưa có quy định đầy đủ về chi phí soạn thảo và dịch giấy tờ, văn bản trong hoạt động chứng thực.

Khoản 3 Điều 15 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP chưa quy định chi phí đối với việc soạn thảo văn bản để chứng thực chữ ký, như soạn thảo giấy ủy quyền, trong trường hợp nội dung văn bản không có sẵn mà được soạn thảo theo yêu cầu của người yêu cầu chứng thực. Quy định hiện hành cũng chưa quy định cụ thể chi phí dịch giấy tờ, văn bản khi thực hiện chứng thực chữ ký người dịch.

Vấn đề này càng trở nên đáng lưu ý trong bối cảnh Luật Công chứng năm 2024 quy định công chứng viên không thực hiện công chứng bản dịch mà thực hiện chứng thực chữ ký người dịch. Trong khi đó, đối với hoạt động công chứng, tổ chức hành nghề công chứng có thể thu phí công chứng và giá dịch vụ theo yêu cầu đối với các công việc như soạn thảo, đánh máy, sao chụp, dịch giấy tờ, văn bản liên quan. Sự khác biệt về cơ chế chi phí giữa công chứng và chứng thực vì vậy cần được tiếp tục hoàn thiện để bảo đảm tính thống nhất, minh bạch trong tổ chức thực hiện.

Từ thực tiễn nêu trên, thiết nghĩ việc hoàn thiện cơ chế chuyển giao cần được đặt trong tổng thể các giải pháp về phí, chi phí và chính sách hỗ trợ đối với người sử dụng dịch vụ.

Trước hết, cần nghiên cứu điều chỉnh mức thu phí công chứng giao dịch tại tổ chức hành nghề công chứng theo hướng hài hòa, tương đồng hơn với mức thu phí chứng thực giao dịch tại UBND cấp xã, nhất là tại những địa bàn thực hiện chuyển giao và có điều kiện kinh tế - xã hội còn khó khăn. Đây là giải pháp nhằm hạn chế gánh nặng tài chính phát sinh đối với cá nhân, tổ chức khi thực hiện giao dịch sau chuyển giao. Trong thời gian chưa điều chỉnh được mức thu phí, cần nghiên cứu cơ chế miễn, giảm hoặc hỗ trợ phí công chứng giao dịch đối với hộ nghèo, hộ cận nghèo, người có hoàn cảnh khó khăn và gia đình chính sách. Chính sách hỗ trợ này sẽ góp phần bảo đảm việc chuyển giao được thực hiện thuận lợi, đồng thời tạo sự đồng thuận của người dân.

Bên cạnh đó, cần tham mưu Chính phủ quy định cụ thể chi phí soạn thảo, dịch văn bản, giấy tờ liên quan đến chứng thực, bảo đảm công khai, minh bạch và thống nhất trong thực hiện. Việc quy định rõ các khoản chi phí này cũng góp phần hạn chế sự chênh lệch không hợp lý giữa chi phí công chứng và chi phí chứng thực, đồng thời khắc phục tình trạng thu chi phí dịch văn bản, giấy tờ không thống nhất giữa các xã, phường, đặc khu.

Về phía địa phương, trong quá trình sửa đổi, bổ sung hoặc thay thế Quyết định số 54/2025/QĐ-UBND, cần tiếp tục đánh giá kết quả thực hiện và tác động thực tế của việc chuyển giao, nhất là tác động về chi phí đối với người dân. Theo Kế hoạch số 214/KH-UBND ngày 11/6/2026 của UBND tỉnh Quảng Ngãi triển khai thi hành Luật số 04/2026/QH16 sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Công chứng, việc ban hành mới hoặc sửa đổi, bổ sung quyết định chuyển giao sẽ được thực hiện để phù hợp với quy định pháp luật và tình hình thực tiễn của tỉnh.

Trong điều kiện các quy định về chi phí liên quan đến chứng thực chưa được hoàn thiện, định hướng trước mắt của tỉnh là chỉ thực hiện chuyển giao thẩm quyền chứng thực giao dịch từ Chủ tịch UBND cấp xã sang tổ chức hành nghề công chứng theo quy định tại khoản 3 Điều 19 Luật Công chứng năm 2024 và điểm e khoản 1 Điều 63 Nghị định số 104/2025/NĐ-CP. Cách tiếp cận này vừa bảo đảm thực hiện đúng quy định pháp luật, vừa tạo điều kiện để địa phương cân nhắc đầy đủ các yếu tố thực tiễn trước khi mở rộng phạm vi chuyển giao.

Thực tiễn hơn 07 tháng triển khai chuyển giao thẩm quyền chứng thực tại Quảng Ngãi cho thấy chủ trương này đã góp phần giảm tải cho chính quyền cấp xã và nâng cao hiệu quả phân công thực hiện nhiệm vụ. Tuy nhiên, vẫn còn đó nhiều khó khăn, vướng mắc đặt ra yêu cầu tiếp tục hoàn thiện cơ chế pháp lý và tài chính. Vì vậy, để việc chuyển giao thực sự đạt được mục tiêu đề ra, cần đồng thời giải quyết hai yêu cầu: bảo đảm hiệu quả hoạt động công chứng, chứng thực và bảo đảm khả năng tiếp cận dịch vụ với chi phí phù hợp của người dân, nhất là các nhóm có hoàn cảnh khó khăn. Đây là cơ sở quan trọng để việc chuyển giao thẩm quyền được thực hiện phù hợp với điều kiện thực tiễn, bảo đảm quyền và lợi ích hợp pháp của cá nhân, tổ chức và tạo sự đồng thuận trong quá trình tổ chức thực hiện./.