Các nội dung mới về cung cấp dịch vụ công trực tuyến toàn trình đối với lĩnh vực hộ tịch, thực hiện thủ tục hành chính phi địa giới hành chính trong tỉnh

Nghị định số 120/2025/NĐ-CP bổ sung một số quy định nhằm đơn giản hóa thủ tục hành chính, khác với quy định của Luật Hộ tịch và các văn bản quy định chi tiết thi hành. Theo quy định tại khoản 3 Điều 23 Nghị định 120/2025/NĐ-CP thì: Trong thời gian các quy định của Nghị định này có hiệu lực, nếu quy định về thẩm quyền, trách nhiệm quản lý nhà nước, trình tự, thủ tục trong Nghị định này khác với các văn bản quy phạm pháp luật có liên quan thì thực hiện theo quy định tại Nghị định này.

1. Quy định về phân cấp thẩm quyền giải quyết các thủ tục hành chính có yếu tố nước ngoài trong lĩnh vực hộ tịch

Nghị định số 120/2025/NĐ-CP, Thông tư số 08/2025/TT-BTP không quy định cụ thể việc chuyển giao thẩm quyền đối với từng thủ tục mà chỉ quy định theo hướng nguyên tắc. Tức là toàn bộ thẩm quyển của UBND cấp huyện (trước đây) về đăng ký hộ tịch được chuyển giao cho UBND cấp xã, ví dụ: các việc khai sinh (Điều 35), khai tử (Điều 51), kết hôn (Điều 37), giám hộ, chấm dứt giám hộ (Điều 39), nhận cha mẹ con (Điều 43) có yếu tố nước ngoài và việc thay đổi, cải chính hộ tịch cho người đủ 14 tuổi, xác định lại dân tộc (Điều 46), ghi vào sổ hộ tịch việc hộ tịch của công dân Việt Nam đã được giải quyết tại cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài (Điều 48), xác nhận thông tin hộ tịch (khoản 2 Điều 13 Nghị định số 87/2020/NĐ-CP).

2. Quy định về thực hiện TTHC “Phi địa giới hành chính”

Trên cơ sở nguyên tắc lấy người dân làm trung tâm, tạo thuận lợi nhất cho người dân khi thực hiện đăng ký hộ tịch, Nghị định số 120/2025/NĐ-CP đã quy định việc thực hiện TTHC theo hướng “phi địa giới hành chính”, theo đó: “Trường hợp cá nhân lựa chọn thực hiện thủ tục hành chính về hộ tịch không phải tại Ủy ban nhân dân cấp xã nơi thường trú hoặc nơi tạm trú thì Ủy ban nhân dân cấp xã nơi tiếp nhận yêu cầu có trách nhiệm hỗ trợ người dân nộp hồ sơ đăng ký hộ tịch trực tuyến đến đúng cơ quan có thẩm quyền theo quy định”.

2. Quy định cắt giảm giấy tờ, tăng cường khai thác dữ liệu điện tử

Người yêu cầu đăng ký hộ tịch không phải nộp các giấy tờ là thành phần hồ sơ nếu có thể khai thác được trên cơ sở dữ liệu dùng chung. Tại Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định số 120/2025/NĐ-CP quy định: Người yêu cầu đăng ký hộ tịch có quyền lựa chọn nộp hoặc xuất trình bản giấy hoặc bản điện tử giấy tờ hộ tịch hoặc cung cấp thông tin về giấy tờ hộ tịch của cá nhân đã được đăng ký, cơ quan đăng ký hộ tịch có trách nhiệm tra cứu thông tin trên Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính cấp tỉnh thông qua kết nối với Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư. Trường hợp không tra cứu được do không có thông tin trong Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư thì cơ quan đăng ký hộ tịch yêu cầu người đi đăng ký hộ tịch nộp hoặc xuất trình giấy tờ liên quan để chứng minh.

Điều 4 Thông tư số 08/2025/TT-BTP quy định: Người yêu cầu đăng ký hộ tịch có thể nộp bản sao được chứng thực từ bản chính hoặc bản sao được cấp từ sổ gốc hoặc bản chụp kèm theo bản chính hoặc bản điện tử các giấy tờ này, bao gồm cả giấy tờ được tích hợp, hiển thị trên Ứng dụng định danh điện tử (VNeID).

Ví dụ: Đối với trường hợp cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân, mà vợ hoặc chồng người yêu cầu đã chết, theo quy định trước đây thì người yêu cầu phải cung cấp Giấy chứng tử hoặc Trích lục khai tử. Theo quy định tại Nghị định số 120/2025/NĐ-CP, người yêu cầu chỉ cần cung cấp thông tin về giấy tờ này thì cơ quan đăng ký hộ tịch phải có trách nhiệm tra cứu thông tin trên cơ sở dữ liệu.

3. Bỏ quy định người dân phải có mặt tại cơ quan đăng ký hộ tịch để ký vào Sổ hộ tịch (trừ thủ tục đăng ký kết hôn, đăng ký lại kết hôn), bảo đảm thực hiện trực tuyến toàn trình đối với hầu hết các thủ tục đăng ký hộ tịch

Như vậy, người yêu cầu đăng ký khai sinh (bao gồm đăng ký lại khai sinh, đăng ký khai sinh cho người đã có hồ sơ giấy tờ cá nhân), đăng ký khai tử (bao gồm đăng ký lại khai tử), đăng ký nhận cha, mẹ, con, đăng ký giám hộ, đăng ký thay đổi, chấm dứt giám hộ, đăng ký giám sát việc giám hộ, chấm dứt giám sát việc giám hộ; đăng ký thay đổi, cải chính, bổ sung hộ tịch, xác định lại dân tộc không phải có mặt tại cơ quan đăng ký hộ tịch để ký vào Sổ hộ tịch (khoản 2 Điều 5). Các TTHC này đủ điều kiện để thực hiện dịch vụ công trực tuyến toàn trình, chỉ còn thủ tục đăng ký kết hôn là bắt buộc hai bên nam, nữ phải có mặt khi nhận Giấy chứng nhận kết hôn.

4. Thời hạn giải quyết hồ sơ đăng ký một số việc hộ tịch có yếu tố nước ngoài được rút ngắn so với quy định hiện hành, thống nhất quy định “ngày làm việc” trong các thủ tục

- Thời hạn giải quyết thủ tục đăng ký kết hôn có yếu tố nước ngoài là 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ; trường hợp cần xác minh thì thời hạn kéo dài nhưng không quá 10 ngày làm việc (hiện tại là 15 ngày).

- Thời hạn giải quyết thủ tục đăng ký nhận cha, mẹ, con là 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.

Thời hạn xác minh, niêm yết việc nhận cha, mẹ, con tại trụ sở Ủy ban nhân dân cấp xã nơi có thẩm quyền giải quyết là 05 ngày làm việc. Thời hạn niêm yết tại trụ sở của Ủy ban nhân dân cấp xã nơi thường trú của người được nhận là cha, mẹ, con là 05 ngày làm việc (Luật Hộ tịch quy định 7 ngày).

- Thời hạn giải quyết thủ tục ghi vào sổ hộ tịch việc kết hôn, ly hôn, hủy việc kết hôn của công dân Việt Nam đã được giải quyết tại cơ quan có thẩm quyền nước ngoài là 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ; trường hợp phải xác minh thì thời hạn kéo dài nhưng không quá 08 ngày làm việc (Luật Hộ tịch quy định 12 ngày).

5. Về quy định chuyển tiếp      

Để bảo đảm thực hiện nhiệm vụ thông suốt, liên tục, không gián đoạn, Nghị định quy định thẩm quyền giải quyết các việc hộ tịch trong trường hợp không xác định được UBND cấp xã có thẩm quyền giải quyết theo quy định tại Điều 4 Nghị định số 120/2025/NĐ-CP, cụ thể:

- Trường hợp hồ sơ đăng ký hộ tịch mà Ủy ban nhân dân cấp huyện đã tiếp nhận nhưng chưa giải quyết xong hoặc đã giải quyết xong nhưng sau đó phát sinh vấn đề liên quan cần xử lý thì chuyển giao cho Ủy ban nhân dân cấp xã nơi cư trú của người có yêu cầu tiếp tục giải quyết, xử lý. Trường hợp người yêu cầu đã thay đổi nơi cư trú sang địa bàn cấp tỉnh khác hoặc cư trú ở nước ngoài thì Ủy ban nhân dân cấp xã nơi cư trú trước đây có trách nhiệm xử lý.

- Trường hợp không xác định được Ủy ban nhân dân cấp xã có thẩm quyền giải quyết theo quy định tại khoản này hoặc người yêu cầu đăng ký hộ tịch không có nơi cư trú tại Việt Nam thì Sở Tư pháp có trách nhiệm tiếp nhận yêu cầu hoặc phản ánh của người dân. Trong thời hạn 02 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận, Sở Tư pháp báo cáo Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh hoặc theo uỷ quyền của Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh giao Ủy ban nhân dân cấp xã phù hợp giải quyết, bảo đảm thuận lợi nhất cho người có yêu cầu. Sở Tư pháp có trách nhiệm thông báo và hướng dẫn người có yêu cầu nộp hồ sơ đến Ủy ban nhân dân cấp xã có thẩm quyền.

Như vậy, đối với trường hợp người Việt Nam định cư ở nước ngoài, người nước ngoài đã đăng ký hộ tịch tại UBND cấp huyện có yêu cầu đăng ký lại khai sinh, khai tử, kết hôn, thay đổi, cải chính, bổ sung hộ tịch, xác định lại dân tộc, nhưng không xác định được UBND cấp xã có thẩm quyền giải quyết theo quy định tại Điều 4 Nghị định số 120/2025/NĐ-CP do đã cư trú ở nước ngoài hoặc không có nơi cư trú tại Việt Nam thì áp dụng quy định nêu trên để thực hiện.

Ngoài ra, Nghị định 120/2025/NĐ-CP còn quy định về trách nhiệm quản lý nhà nước trong lĩnh vực hộ tịch của UBND cấp tỉnh và UBND cấp xã, Sở Tư pháp./.