Ủy ban nhân dân tỉnh chỉ đạo chấn chỉnh việc lạm dụng yêu cầu nộp bản sao có chứng thực khi thực hiện thủ tục hành chính
Theo quy định tại Điều 6 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký thì khi đề nghị cơ quan, tổ chức nhà nước có thẩm quyền giải quyết công việc, người dân hoặc tổ chức có quyền lựa chọn việc nộp giấy tờ là bản sao từ sổ gốc, bản sao có chứng thực hoặc nộp bản sao không có chứng thực kèm theo bản chính để đối chiếu. Tuy nhiên, trong thời gian qua trên địa bàn tỉnh vẫn còn phổ biến tình trạng cơ quan, tổ chức nhà nước có thẩm quyền khi tiếp nhận hồ sơ giải quyết thủ tục hành chính yêu cầu người dân, tổ chức phải nộp bản sao giấy tờ có chứng thực, dẫn đến hiện tượng lạm dụng bản sao có chứng thực, vừa gây phiền hà, tốn kém cho người dân, lãng phí cho xã hội, vừa tạo nên áp lực, quá tải đối với UBND cấp xã trong việc chứng thực. Để chấn chỉnh tình trạng này, theo đề nghị của Sở Tư pháp, ngày 19/7/2025, Phó Chủ tịch UBND tỉnh Nguyễn Ngọc Sâm đã có chỉ đạo chấn chỉnh tình trạng lạm dụng yêu cầu nộp bản sao có chứng thực khi thực hiện thủ tục hành chính trên địa bàn tỉnh Quảng Ngãi, tại Công văn số 461/UBND-TTHC.
Cụ thể, các sở, ban, ngành, UBND các xã, phường và đặc khu Lý Sơn, các cơ quan, tổ chức thực hiện tiếp nhận hồ sơ, thủ tục hành chính trên địa bàn tỉnh nghiêm túc thực hiện quy định tại Điều 6 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP của Chính phủ và Chỉ thị số 17/CT-TTg ngày 20/6/2014 của Thủ tướng Chính phủ về một số biện pháp chấn chỉnh tình trạng lạm dụng yêu cầu nộp bản sao có chứng thực đối với giấy tờ, văn bản khi thực hiện thủ tục hành chính; bảo đảm quyền được lựa chọn nộp bản sao giấy tờ và xuất trình bản chính để đối chiếu (khi nộp và nhận kết quả giải quyết thủ tục hành chính); Cơ quan, tổ chức tiếp nhận hồ sơ có thành phần là bản sao được cấp từ sổ gốc, bản sao có chứng thực thì không được yêu cầu xuất trình bản chính, trừ trường hợp có căn cứ về việc bản sao giả mạo, bất hợp pháp thì yêu cầu xuất trình bản chính để đối chiếu hoặc tiến hành xác minh, nếu thấy cần thiết.
Ngoài ra, cho phép sử dụng các giấy tờ điện tử tích hợp trên tài khoản định danh điện tử (VNeID) tương đương với giấy tờ truyền thống khi thực hiện các thủ tục hành chính, không yêu cầu công dân phải xuất trình giấy tờ, phải sao y, công chứng.
Bên cạnh đó, tiếp tục triển khai đẩy mạnh tuyên truyền, thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử, trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính bản điện tử; tăng cường tiếp nhận, sử dụng bản sao điện tử; tái sử dụng hồ sơ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính đã được số hóa.
Giao Sở Tư pháp tiếp tục hỗ trợ, hướng dẫn UBND cấp huyện, cấp xã trong thực hiện TTHC chứng thực bản sao điện tử từ bản chính tại Hệ thống thông tin giải quyết TTHC tỉnh theo quy định; tuyên truyền rộng rãi giá trị sử dụng bản sao điện tử để tổ chức, cá nhân biết, thực hiện.
Việc chấn chỉnh tình trạng lạm dụng yêu cầu nộp bản sao có chứng thực, tái sử dụng các kết quả giải quyết thủ tục hành chính đã được số hóa hoặc ban hành bản điện tử, sử dụng giấy tờ đã được tích hợp trên VNeID sẽ giảm thiểu việc gây tốn kém thời gian, chi phí cho người dân; giảm tải khối lượng công việc của UBND cấp xã, nâng cao hiệu quả thực hiện nhiệm vụ chuyển đổi số, cải cách hành chính trên địa bàn tỉnh.
