Thông báo Kết luận kiểm tra công tác chứng thực hợp đồng, giao dịch và công tác đăng ký, quản lý hộ tịch, sử dụng Hệ thống thông tin đăng ký, quản lý hộ tịch, cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử tại UBND xã Bình Nguyên, huyện Bình Sơn, tỉnh Quảng Ngãi

          I. KẾT QUẢ ĐẠT ĐƯỢC

1. Công tác chỉ đạo, điều hành

- Lãnh đạo UBND xã có sự quan tâm lãnh đạo, chỉ đạo đối với việc thực hiện nhiệm vụ đăng ký hộ tịch và chứng thực hợp đồng, giao dịch trên địa bàn xã; thực hiện tốt công tác tuyên truyền, phổ biến những nội dung cơ bản của Luật Hộ tịch và các văn bản hướng dẫn thi hành; Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký, chứng thực hợp đồng giao dịch và Thông tư số 01/2020/TT-BTP ngày 03/3/2020 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch đến cán bộ và nhân dân trên địa bàn xã. Đồng thời, cử công chức tư pháp - hộ tịch tham dự đầy đủ các hội nghị tập huấn, bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ về công tác hộ tịch và chứng thực do Sở tổ chức để nắm bắt, vận dụng và giải quyết các việc hộ tịch, chứng thực cho người dân trên địa bàn xã. Quá trình thực thi nhiệm vụ, công chức tư pháp - hộ tịch của xã chấp hành nghiêm quy định pháp luật về hộ tịch, chứng thực trong tiếp nhận và giải quyết hồ sơ cho công dân.

- Bộ phận tư pháp - hộ tịch được UBND xã bố trí 02 công chức (trong đó 01 công chức được bố trí làm việc tại Bộ phận một cửa của xã) để thực hiện nhiệm vụ tham mưu về công tác tư pháp - hộ tịch trên địa bàn xã; cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ công tác đáp ứng tốt yêu cầu nhiệm vụ.

2. Công tác đăng ký, quản lý hộ tịch, cập nhật Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử và chứng thực hợp đồng, giao dịch

a) Công tác đăng ký, quản lý hộ tịch, cập nhật Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử

Từ ngày 01/01/2022 đến ngày 31/12/2022, UBND xã Bình Nguyên đã thực hiện đăng ký 652 sự kiện hộ tịch (khai sinh: 167 trường hợp; kết hôn: 84 trường hợp; khai tử: 185 trường hợp; thay đổi, cải chính, bổ sung hộ tịch: 05 trường hợp; xác nhận tình trạng hôn nhân: 211 trường hợp) và đã cập nhật đầy đủ tất cả 652 dữ liệu về sự kiện hộ tịch trong Sổ hộ tịch vào Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử.

b) Công tác chứng thực hợp đồng, giao dịch

Từ ngày 01/01/2022 đến ngày 31/12/2022, UBND xã Bình Nguyên đã tiếp nhận và chứng thực tổng số 128 hợp đồng, giao dịch (chuyển nhượng: 19 trường hợp; tặng cho: 38 trường hợp; mua bán xe: 02 trường hợp; thỏa thuận phân chia di sản thừa kế: 28 trường hợp; hủy bỏ hợp đồng, giao dịch: 02 trường hợp; thế chấp: 37 trường hợp; văn bản từ chối và văn bản cam kết tài sản: 02 trường hợp).

II. NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ

1. Ưu điểm

- Công chức tư pháp - hộ tịch có chuyên môn, nghiệp vụ tốt, đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ công tác.

- Thực hiện việc niêm yết công khai các thủ tục hành chính tại Bộ phận một cửa của xã theo quy định, tạo điều kiện thuận lợi cho người dân dễ dàng tìm hiểu.

- Sổ hộ tịch và Sổ chứng thực hợp đồng, giao dịch đảm bảo đúng mẫu quy định, được lưu trữ đầy đủ, ghi chép rõ ràng, thực hiện khóa Sổ đúng quy định, hồ sơ được phân loại, đánh số thứ tự, thuận tiện cho việc tra cứu hồ sơ.

- Đã sử dụng Hệ thống thông tin đăng ký và quản lý hộ tịch, thuận lợi cho việc tra cứu và tổng hợp báo cáo. Các sự kiện hộ tịch của cá nhân đến thời điểm kiểm tra, sau khi đăng ký vào Sổ hộ tịch được cập nhật đầy đủ vào Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử.

- Tại thời điểm kiểm tra, chưa phát hiện có khiếu nại, tố cáo của người dân liên quan đến lĩnh vực hộ tịch và chứng thực hợp đồng, giao dịch.

- Việc đăng ký các sự kiện hộ tịch được UBND xã thực hiện tốt, hồ sơ có đầy đủ thông tin, đảm bảo về thủ tục, thực hiện đúng loại đăng ký. Không có trường hợp đề nghị hủy hồ sơ trên hệ thống, đã xử lý xong các lỗi cấp số định danh khi đăng ký khai sinh.

- Việc chứng thực hợp đồng, giao dịch đảm bảo phù hợp về thẩm quyền theo quy định của Điều 5 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch.

- Thực hiện miễn thu phí chứng thực hợp đồng, giao dịch đối với các trường hợp vay vốn tại tổ chức tín dụng phục vụ phát triển nông nghiệp, nông thôn theo quy định tại Nghị định số 55/2015/NĐ-CP ngày 09/6/2015 của Chính phủ về chính sách tín dụng phục vụ phát triển nông nghiệp, nông thôn.

- Mẫu lời chứng và số chứng thực đảm bảo phù hợp với hướng dẫn về mẫu lời chứng và số chứng thực theo quy định của Phụ lục kèm theo Nghị định số 23/2015/NĐ-CP và Thông tư số 01/2020/TT-BTP ngày 03/3/2020 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch.

2. Tồn tại, hạn chế

a) Công tác đăng ký, quản lý hộ tịch, cập nhật Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử

Về đăng ký thay đổi hộ tịch: 01 trường hợp thay đổi tên, lý do trùng tên ông bà, tuy nhiên hồ sơ không thể hiện căn cứ để thay đổi hộ tịch. Cụ thể, hồ sơ số 02/2022.

b) Công tác chứng thực hợp đồng, giao dịch

- Công tác quản lý, điều hành:

+ Hiện nay, lãnh đạo UBND xã Bình Nguyên (Chủ tịch UBND xã - người ký chứng thực hợp đồng, giao dịch) là cán bộ mới được luân chuyển từ đơn vị khác đến nhận công tác tại UBND xã. Tuy nhiên, UBND xã chưa thực hiện việc thông báo mẫu chữ ký của Chủ tịch UBND xã hoặc Phó Chủ tịch UBND xã khi chứng thực cho Sở Tư pháp theo quy định của điểm e khoản 3 Điều 43 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP[1].

+ Việc thu chi phí in, chụp, đánh máy giấy tờ, văn bản khi chứng thực trên địa bàn xã theo quy định của Quyết định số 02/2016/QĐ-UBND ngày 20/01/2016 của UBND tỉnh quy định mức trần chi phí in, chụp, đánh máy giấy tờ, văn bản tại các cơ quan thực hiện chứng thực trên địa bàn tỉnh Quảng Ngãi chưa được UBND xã Bình Nguyên triển khai thực hiện. Đến nay, UBND xã vẫn chưa ban hành văn bản quy định mức trần chi phí in, chụp, đánh máy giấy tờ, văn bản làm cơ sở để thu chi phí in, chụp, đánh máy giấy tờ, văn bản khi chứng thực trên địa bàn xã theo quy định của Điều 1[2] Quyết định số 02/2016/QĐ-UBND ngày 20/01/2016 của UBND tỉnh.

- Về chuyên môn, nghiệp vụ:

+ Cập nhật chưa đầy đủ dữ liệu về hợp đồng, giao dịch được chứng thực vào Hệ thống Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực hợp đồng, giao dịch tỉnh Quảng Ngãi theo quy định của Quyết định số 30/2020/QĐ-UBND ngày 19/11/2020 của UBND tỉnh ban hành Quy chế quản lý, cập nhật, khai thác và sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực hợp đồng, giao dịch trên địa bàn tỉnh Quảng Ngãi.

+ Theo quy định của khoản 1 Điều 36 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP thì “Người yêu cầu chứng thực nộp 01 (một) bộ hồ sơ yêu cầu chứng thực, gồm các giấy tờ sau đây: a) Dự thảo hợp đồng, giao dịch; b) Bản sao Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu còn giá trị sử dụng của người yêu cầu chứng thực; c) Bản sao giấy chứng nhận quyền sở hữu, quyền sử dụng hoặc bản sao giấy tờ thay thế được pháp luật quy định đối với tài sản mà pháp luật quy định phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng trong trường hợp hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản đó; trừ trường hợp người lập di chúc đang bị cái chết đe dọa đến tính mạng. Bản sao giấy tờ quy định tại Điểm b và Điểm c của Khoản này được xuất trình kèm bản chính để đối chiếu”. Đồng thời, khoản 3 Điều 14 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP cũng quy định “Đối với việc chứng thực hợp đồng, giao dịch, cơ quan thực hiện chứng thực phải lưu một bản chính hợp đồng, giao dịch kèm theo hồ sơ; thời hạn lưu trữ là 20 (hai mươi) năm”. Tuy nhiên, nhiều hồ sơ lưu có nhiều loại giấy tờ không có trong thành phần hồ sơ được quy định tại khoản 1 Điều 36 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP (giấy xác nhận quan hệ nhân thân, sổ hộ khẩu, giấy xác nhận tình trạng hôn nhân, giấy xác nhận thông tin về cư trú…) như: Hồ sơ số 120 được chứng thực ngày 19/12/2022; hồ sơ số 121 được chứng thực ngày 21/12/2022; hồ sơ số 97 được chứng thực ngày 05/10/2022; hồ sơ số 116 được chứng thực ngày 23/11/2022; hồ sơ số 125 và 126 cùng được chứng thực ngày 26/12/2022;...

+ Hồ sơ số 15 được chứng thực ngày 28/02/2022, có nội dung sửa lỗi sai sót trong khi ghi chép, đánh máy, in hợp đồng, giao dịch đã được chứng thực nhưng không trên cơ sở văn bản thỏa thuận của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch (hồ sơ không có văn bản thỏa thuận sửa lỗi sai sót của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch) là chưa phù hợp với quy định của khoản 1 Điều 39 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP “Việc sửa lỗi sai sót trong khi ghi chép, đánh máy, in hợp đồng, giao dịch đã được chứng thực được thực hiện theo thỏa thuận bằng văn bản của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch, nếu không làm ảnh hưởng đến quyền, nghĩa vụ của các bên và được thực hiện tại cơ quan đã chứng thực hợp đồng, giao dịch”. Đồng thời, việc sửa lỗi được thực hiện bằng cách gạch chân cụm từ cần sửa và sửa trực tiếp dưới cụm từ được gạch chân là chưa phù hợp với quy định của khoản 2 Điều 39 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP “Người thực hiện chứng thực gạch chân lỗi sai sót cần sửa, đóng dấu của cơ quan thực hiện chứng thực và ghi vào bên lề của hợp đồng, giao dịch nội dung đã sửa, họ tên, chữ ký của người sửa, ngày tháng năm sửa”.

+ Hồ sơ số 109 được chứng thực ngày 09/11/2022 với 03 nội dung gồm: (1) tặng cho phần di sản của thành viên hộ gia đình được hưởng thừa kế trong khối tài sản với hộ người chết; (2) tặng cho phần tài sản của thành viên hộ gia đình có chung trong khối tài sản với hộ người chết; (3) phân chia di sản và tài sản đã được tặng cho nêu trên trong 01 văn bản thỏa thuận phân chia di sản thừa kế là chưa phù hợp. Vì theo quy định tại Điều 612 Bộ luật Dân sự năm 2015 thì “Di sản bao gồm tài sản riêng của người chết, phần tài sản của người chết trong tài sản chung với người khác”. Như vậy, việc thỏa thuận phân chia di sản thừa kế chỉ dừng lại ở việc thỏa thuận phân chia đối với tài sản của người đã chết, không thỏa thuận phân chia tài sản của người còn sống. Việc tặng cho phần tài sản của thành viên hộ gia đình (còn sống) có chung trong khối tài sản với hộ người chết và phân chia di sản và tài sản đã được tặng cho phải được lập thành một thủ tục riêng theo quy định pháp luật.

+ Hồ sơ số 47 được chứng thực ngày 07/6/2022 là văn bản hủy bỏ văn bản thỏa thuận phân chia di sản thừa kế quyền sử dụng đất số 112/2019 nhưng nội dung văn bản lại có cụm từ “nay chúng tôi đồng ý hủy bỏ hợp đồng nêu trên… nay chúng tôi không tiếp tục thực hiện hợp đồng này nữa… lệ phí công chứng hợp đồng… trong quá trình thực hiện hợp đồng… việc giao kết hợp đồng này hoàn toàn tự nguyện… chúng tôi đã đọc hợp đồng…” và lời chứng của Chủ tịch UBND xã Bình Nguyên có cụm từ “hợp đồng hủy được lập bởi… thỏa thuận giao kết hợp đồng và cùng ký, điểm chỉ vào hợp đồng hủy này” là chưa phù hợp. Vì đây là văn bản hủy bỏ văn bản thỏa thuận phân chia di sản thừa kế, không phải hợp đồng hủy bỏ.

          III. KIẾN NGHỊ

Trên cơ sở kết quả kiểm tra, Sở Tư pháp kiến nghị UBND xã Bình Nguyên một số nội dung sau:

1. Công tác đăng ký, quản lý hộ tịch, cập nhật Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử

- Tiếp tục quan tâm chỉ đạo, tạo điều kiện để công chức tư pháp - hộ tịch luôn hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao và phát huy những ưu điểm, kết quả đã đạt được.

- Chỉ đạo công chức tư pháp - hộ tịch tham mưu lãnh đạo UBND xã thực hiện việc khắc phục đối với trường hợp có sai sót đã nêu ở phần tồn tại, hạn chế của Thông báo kết luận này.

2. Công tác chứng thực hợp đồng, giao dịch

Tiếp tục phát huy những kết quả đã đạt được và khắc phục những vấn đề sau:

- Triển khai thực hiện Quyết định số 02/2016/QĐ-UBND của UBND tỉnh Quảng Ngãi, ban hành văn bản quy định mức trần chi phí in, chụp, đánh máy giấy tờ, văn bản khi thực hiện chứng thực tại UBND xã để áp dụng thực hiện.

- Thực hiện thông báo lại mẫu chữ ký của lãnh đạo UBND xã có thẩm quyền ký chứng thực cho Sở Tư pháp để theo dõi, quản lý, đảm bảo việc ký chứng thực của Chủ tịch UBND xã đối với các hợp đồng, giao dịch trên địa bàn xã được phù hợp với quy định của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP.

- Thực hiện cập nhật đầy đủ và kịp thời dữ liệu về hợp đồng, giao dịch đã được chứng thực vào Hệ thống Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực hợp đồng, giao dịch tỉnh Quảng Ngãi theo quy định tại Quyết định số 30/2020/QĐ-UBND ngày 19/11/2020 của UBND tỉnh.

- Thực hiện nghiêm quy định của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP và Thông tư số 01/2020/TT-BTP về thành phần hồ sơ lưu chứng thực hợp đồng, giao dịch; đặc biệt cần rà soát kỹ nội dung của các hợp đồng, giao dịch được chứng thực để đảm bảo tính pháp lý cho các hợp đồng, giao dịch được chứng thực.

Đề nghị UBND xã Bình Nguyên triển khai thực hiện Thông báo kết luận này, đồng thời báo cáo kết quả thực hiện cho Sở Tư pháp trước ngày 20/5/2023 để theo dõi, chỉ đạo./.