Nâng cao hiệu quả công tác đăng ký biện pháp bảo đảm bằng quyền sử dụng đất, tài sản gắn liền với đất trên địa bàn tỉnh Quảng Ngãi

Đăng ký biện pháp bảo đảm bằng quyền sử dụng đất, tài sản gắn liền với đất có vai trò quan trọng trong bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của các bên tham gia giao dịch, góp phần bảo đảm an toàn pháp lý cho hoạt động tín dụng, thúc đẩy lưu thông nguồn vốn và phát triển kinh tế – xã hội. Trên địa bàn tỉnh Quảng Ngãi, công tác này thời gian qua được triển khai trong bối cảnh sắp xếp đơn vị hành chính cấp tỉnh, thực hiện mô hình chính quyền địa phương hai cấp và áp dụng các quy định pháp luật mới. Với sự chỉ đạo của UBND tỉnh và sự phối hợp của các cơ quan liên quan, hoạt động đăng ký biện pháp bảo đảm cơ bản được duy trì ổn định, đạt nhiều kết quả tích cực, đồng thời đặt ra yêu cầu tiếp tục tháo gỡ những khó khăn từ thực tiễn.

Những kết quả nổi bật

Thứ nhất, từng bước hoàn thiện cơ chế quản lý và phối hợp thực hiện. UBND tỉnh đã ban hành các văn bản triển khai, quy chế phối hợp và quy trình giải quyết thủ tục hành chính, tạo cơ sở cho việc phân định trách nhiệm giữa cơ quan quản lý nhà nước về đăng ký biện pháp bảo đảm, cơ quan quản lý đất đai và các đơn vị trực tiếp thực hiện đăng ký. Đáng chú ý, Quyết định số 40/2025/QĐ-UBND ngày 13/11/2025 về Quy chế phối hợp trong quản lý nhà nước về đăng ký biện pháp bảo đảm và Nghị quyết số 18/2026/NQ-HĐND ngày 24/4/2026 về phí đăng ký biện pháp bảo đảm đã góp phần hoàn thiện cơ sở tổ chức thực hiện trên địa bàn tỉnh.

Sau khi sắp xếp đơn vị hành chính, hệ thống Văn phòng Đăng ký đất đai và các chi nhánh được kiện toàn; cơ chế tiếp nhận, luân chuyển, giải quyết hồ sơ tiếp tục được điều chỉnh phù hợp với mô hình chính quyền địa phương hai cấp. Nhờ đó, hoạt động đăng ký được duy trì liên tục, cơ bản đáp ứng nhu cầu của người dân, doanh nghiệp và tổ chức tín dụng.

Thứ hai, chất lượng giải quyết thủ tục hành chính tiếp tục được nâng cao. Theo số liệu từ ngày 01/7/2025 đến ngày 14/8/2026, Văn phòng Đăng ký đất đai tỉnh đã tiếp nhận 54.433 hồ sơ, trong đó có 26.392 hồ sơ đăng ký biện pháp bảo đảm, 1.060 hồ sơ đăng ký thay đổi và 26.461 hồ sơ xóa đăng ký. Đáng chú ý, có 53.989 hồ sơ được giải quyết đúng hạn, đạt tỷ lệ 99,81%; số hồ sơ trễ hạn là 103, chiếm 0,19%.

Kết quả trên cho thấy sự nỗ lực của cơ quan đăng ký trong việc bảo đảm tiến độ giải quyết công việc, nhất là trong giai đoạn chuyển đổi tổ chức và phương thức hoạt động. Việc kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ, đối chiếu thông tin, thực hiện đăng ký, thay đổi, xóa đăng ký và xác định thời điểm đăng ký được chú trọng, góp phần bảo đảm tính công khai, minh bạch và quyền lợi hợp pháp của các bên liên quan.

Thứ ba, đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin và cải cách thủ tục hành chính. Các thủ tục hành chính trong lĩnh vực đăng ký biện pháp bảo đảm được công khai tại Trung tâm Phục vụ hành chính công cấp tỉnh, cấp xã. Quy trình nội bộ đối với 05 nhóm thủ tục đã được chuẩn hóa; việc tiếp nhận, luân chuyển, theo dõi và xử lý hồ sơ từng bước được thực hiện trên môi trường điện tử.

Cơ quan đăng ký tăng cường khai thác cơ sở dữ liệu đất đai và thông tin đã được số hóa để kiểm tra, đối chiếu hồ sơ, hạn chế yêu cầu người dân, doanh nghiệp cung cấp lại những giấy tờ, thông tin mà cơ quan nhà nước đã có theo quy định. Công tác kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ và phối hợp giữa Sở Tư pháp, Sở Nông nghiệp và Môi trường, Văn phòng Đăng ký đất đai cùng các cơ quan liên quan cũng được duy trì, góp phần phát hiện, chấn chỉnh những hạn chế trong quá trình thực hiện.

Khó khăn, vướng mắc từ thực tiễn: Bên cạnh những kết quả đạt được, công tác đăng ký biện pháp bảo đảm vẫn còn một số khó khăn cần tiếp tục tháo gỡ.

Trước hết, cơ sở dữ liệu đất đai chưa hoàn thiện đồng bộ trên toàn tỉnh. Hồ sơ địa chính được hình thành qua nhiều thời kỳ, một số thông tin về người sử dụng đất, thửa đất và Giấy chứng nhận chưa được cập nhật đầy đủ. Đối với những hồ sơ có thông tin lịch sử phức tạp, cơ quan đăng ký phải rà soát, đối chiếu tài liệu lưu trữ, bổ sung hoặc chỉnh lý dữ liệu trước và trong quá trình giải quyết, làm tăng thời gian xử lý.

Bên cạnh đó, việc kết nối, chia sẻ dữ liệu giữa cơ quan đăng ký đất đai với các cơ quan, tổ chức liên quan chưa thực sự đồng bộ. Thông tin từ cơ quan xét xử, thi hành án, tổ chức hành nghề công chứng, tổ chức tín dụng và các hệ thống chuyên ngành chưa được liên thông đầy đủ, nên một số trường hợp vẫn phải trao đổi, xác minh bằng phương thức thủ công.

Khối lượng hồ sơ phát sinh lớn trong khi thời hạn giải quyết ngắn cũng tạo áp lực đối với đội ngũ trực tiếp thực hiện. Một số hồ sơ do người yêu cầu đăng ký hoặc tổ chức tín dụng kê khai chưa đầy đủ, chưa đúng mẫu, phải hướng dẫn bổ sung, chỉnh sửa. Mặt khác, việc sửa đổi, bổ sung các quy định pháp luật và hướng dẫn nghiệp vụ đặt ra yêu cầu thường xuyên cập nhật kiến thức; trong khi địa phương chưa tổ chức được lớp bồi dưỡng chuyên sâu riêng về lĩnh vực này trong kỳ báo cáo.

Những khó khăn trên chủ yếu xuất phát từ lịch sử quản lý đất đai qua nhiều thời kỳ, chất lượng dữ liệu chưa đồng đều, yêu cầu nguồn lực lớn cho số hóa, chuẩn hóa thông tin và quá trình kiện toàn tổ chức, chuyển đổi phương thức hoạt động được triển khai đồng thời với việc thực hiện các quy định mới.

Để tiếp tục phát huy kết quả đạt được, khắc phục những hạn chế, cần tập trung thực hiện đồng bộ một số giải pháp trọng tâm sau:

Một là, đẩy nhanh hoàn thiện và chuẩn hóa cơ sở dữ liệu đất đai. Cơ quan chuyên môn về đất đai cần tiếp tục rà soát, số hóa, cập nhật và chỉnh lý hồ sơ địa chính, ưu tiên các địa bàn còn thiếu dữ liệu và những hồ sơ có thông tin lịch sử phức tạp. Việc cập nhật phải bảo đảm tính đầy đủ, chính xác, thống nhất giữa hồ sơ giấy và dữ liệu điện tử, tạo nền tảng cho khai thác, sử dụng thông tin trong giải quyết thủ tục hành chính.

Hai là, tăng cường kết nối, chia sẻ dữ liệu giữa các cơ quan, tổ chức. Cần tiếp tục hoàn thiện cơ chế phối hợp và phương thức trao đổi thông tin giữa cơ quan đăng ký đất đai với cơ quan xét xử, thi hành án, tổ chức hành nghề công chứng, tổ chức tín dụng và các cơ quan liên quan. Việc chia sẻ dữ liệu cần gắn với trách nhiệm cung cấp, cập nhật, khai thác và bảo đảm tính chính xác của thông tin theo thẩm quyền, góp phần giảm khâu xác minh thủ công và rút ngắn thời gian giải quyết hồ sơ.

Ba là, nâng cao chất lượng hướng dẫn, bồi dưỡng nghiệp vụ và kiểm tra. Sở Tư pháp phối hợp với Sở Nông nghiệp và Môi trường, Văn phòng Đăng ký đất đai tiếp tục hướng dẫn, trao đổi nghiệp vụ, kịp thời tổng hợp các tình huống phát sinh để đề xuất cơ quan có thẩm quyền hướng dẫn thống nhất. Cần quan tâm tổ chức các lớp bồi dưỡng chuyên sâu, nhất là về hồ sơ có tính chất phức tạp, tài sản hình thành trong tương lai và việc khai thác dữ liệu điện tử; đồng thời tăng cường kiểm tra, chấn chỉnh sai sót, nâng cao trách nhiệm của người trực tiếp xử lý hồ sơ.

Bốn là, tiếp tục hoàn thiện thể chế và tháo gỡ vướng mắc trong thực tiễn. Đề nghị Bộ Tư pháp phối hợp với Bộ Nông nghiệp và Môi trường rà soát, hướng dẫn thống nhất các quy định liên quan đến đăng ký biện pháp bảo đảm, khai thác dữ liệu điện tử và xử lý hồ sơ lưu trữ hết thời hạn bảo quản. Đối với những vấn đề chưa rõ hoặc còn cách hiểu khác nhau, cần kịp thời tổng hợp, phản ánh để được hướng dẫn, bảo đảm áp dụng pháp luật thống nhất, đúng thẩm quyền.

Đăng ký biện pháp bảo đảm là lĩnh vực có mối liên hệ chặt chẽ giữa pháp luật về giao dịch bảo đảm, đất đai và cải cách thủ tục hành chính. Vì vậy, bên cạnh việc hoàn thiện quy định và quy trình nghiệp vụ, cần tiếp tục đầu tư cho dữ liệu số, nâng cao năng lực đội ngũ và tăng cường phối hợp liên ngành. Đây là những điều kiện quan trọng để nâng cao chất lượng đăng ký, bảo đảm an toàn pháp lý cho giao dịch, phục vụ tốt hơn nhu cầu của người dân, doanh nghiệp và sự phát triển kinh tế - xã hội của tỉnh Quảng Ngãi./.