Khai thác cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, giảm việc sử dụng giấy tờ khi giải quyết thủ tục hành chính

Giảm xuất trình giấy tờ khi giải quyết thủ tục hành chính

Theo Quyết định số 06/QĐ-TTg phê duyệt đề án Phát triển ứng dụng dữ liệu về dân cư, định danh và xác thực điện tử phục vụ chuyển đổi số quốc gia giai đoạn 2022-2025, tầm nhìn đến năm 2030 (gọi tắt là Đề án 06/CP), cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư là dữ liệu gốc để kết nối các nền tảng dữ liệu khác nhằm thúc đẩy chuyển đổi số, trong đó, dữ liệu hộ tịch lại là nguồn của dữ liệu dân cư, giữ vai trò đặc biệt quan trọng trong tiến trình cải cách hành chính và chuyển đổi số, là nguồn dữ liệu để cung cấp thông tin đăng ký hộ tịch ban đầu và cuối cùng của người dân (khai sinh, khai tử). Việc khai thác trực tiếp dữ liệu hộ tịch giúp giảm đáng kể số lượng giấy tờ phải xuất trình, hạn chế phiền hà cho người dân, doanh nghiệp, đồng thời củng cố niềm tin của người dân vào nền hành chính công theo hướng lấy người dân làm trung tâm phục vụ.

Hiện nay, nhiều TTHC đã được tiếp nhận không phụ thuộc vào địa giới hành chính, khi dữ liệu hộ tịch được khai thác trực tuyến từ cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, người dân không phải nộp bản chính hoặc bản sao nhiều loại giấy tờ, qua đó giảm đáng kể thời gian, chi phí. Đây cũng là nền tảng quan trọng cho việc kết nối, chia sẻ dữ liệu quốc gia, góp phần cắt giảm thủ tục, đơn giản hóa quy trình và nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước.

Theo Quyết định số 3458/QĐ-BTP, danh mục dữ liệu hộ tịch được phép khai thác hiện bao gồm các loại giấy tờ quan trọng như giấy khai sinh, trích lục khai sinh; giấy chứng nhận kết hôn, trích lục kết hôn, giấy xác nhận tình trạng hôn nhân; giấy chứng tử, trích lục khai tử và các giấy tờ hộ tịch khác như thay đổi, cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc, đăng ký nhận cha mẹ con, đăng ký nuôi con nuôi… Đây là những loại giấy tờ được sử dụng trong phần lớn TTHC ở nhiều lĩnh vực. Khi cho phép khai thác dữ liệu hộ tịch điện tử thay thế giấy tờ bản giấy, người dân không cần phải mang theo hoặc nộp nhiều loại giấy tờ, từ đó giảm thời gian, chi phí đi lại và chờ đợi. Trước đây khi có nhu cầu giải quyết TTHC, ví dụ như làm căn cước công dân, người dân phải xuất trình giấy khai sinh; nay cơ quan tiếp nhận chỉ cần tra cứu trực tiếp trên hệ thống dữ liệu hộ tịch, không yêu cầu người dân cung cấp thêm giấy tờ.

Đối với người cao tuổi, người khuyết tật, người dân sinh sống xa trung tâm hành chính, việc khai thác dữ liệu tập trung giúp rút ngắn thời gian giải quyết thủ tục, hạn chế phải di chuyển nhiều lần, đồng thời tăng tính linh hoạt khi có thể thực hiện một số thủ tục thông qua cổng dịch vụ công, góp phần xây dựng nền hành chính hiện đại, minh bạch, thuận tiện và phục vụ người dân ngày càng tốt hơn.

Liên thông giải quyết thủ tục hành chính

Hiệu quả của việc sử dụng dữ liệu thể hiện rõ nét trong lĩnh vực giải quyết liên thông giải quyết các thủ tục hành chính như liên thông Đăng ký khai sinh – đăng ký thường trú, cấp thẻ BHYT cho trẻ em dưới 6 tuổi; liên thông đăng ký khai tử - xóa đăng ký thường trú – trợ cấp mai táng phí. Theo đó, khi đăng ký khai sinh cho trẻ em, người dân chỉ khai báo trực tuyến một lần, không cần xuất trình giấy chứng nhận kết hôn, công chức khai thác dữ liệu về tình trạng hôn nhân của cha mẹ trẻ trong cơ sở dữ liệu về hộ tịch. Sau đó, dữ liệu khai sinh được chuyển sang cơ quan Công an để đăng ký thường trú, chuyển sang cơ quan Bảo hiểm xã hội để cấp thẻ bảo hiểm y tế, người dân nhận 1 lần 03 kết quả: giấy khai sinh, đăng ký thường trú và thẻ bảo hiểm y tế. Tương tự đối với liên thông đăng ký khai tử - xóa đăng ký thường trú – trợ cấp mai táng phí, 03 cơ quan (UBND cấp xã, Công an, Bảo hiểm xã hội) sẽ liên thông giải quyết thủ tục hành chính, rút ngắn thời gian giải quyết và chi phí di chuyển, thực hiện chủ trương về an sinh xã hội một cách nhanh chóng, thuận lợi. Việc báo cáo, thống kê dữ liệu cũng đơn giản hơn khi khai thác cơ sở dữ liệu, Hệ thống thông tin giải quyết TTHC. Điều này cho thấy vai trò nền tảng của chuyển đổi số, sử dụng dữ liệu thay cho giấy tờ trong giải quyết TTHC, thay đổi phương thức làm việc, chuyển từ xử lý thủ công sang quản lý theo quy trình, nâng cao hiệu quả quản lý Nhà nước.

Chuyển đổi số không đơn thuần là ứng dụng công nghệ thông tin vào xử lý hồ sơ mà là quá trình tái cấu trúc toàn diện quy trình nghiệp vụ, cung cấp dịch vụ công trực tuyến. Ngành Tư pháp đang tích cực ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý, xây dựng các cơ sở dữ liệu chuyên ngành, chia sẻ dữ liệu, triển khai Hệ thống thông tin giải quyết TTHC thống nhất trên toàn quốc; số hóa sổ hộ tịch đã đăng ký trước đây để đưa vào khai thác, sử dụng dữ liệu, cắt giảm thủ tục hành chính; tiếp nhận và giải quyết TTHC không phụ thuộc vào địa giới hành chính, tạo thuận lợi cho người dân và nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước trong lĩnh vực tư pháp. /.